Collaboration Suite
De Collaboration Suite biedt een geavanceerde digitale werkgroepomgeving die het samenwerken en uitwisselen van kennis tussen verschillende medewerkers (al of niet van verschillende organisaties) bevordert en faciliteert.
Smartsite Collaboration Suite onderwerpen
- Kennisuitwisseling
- Diverse functies
- De Desktop
- Informatie-uitwisseling in werkgroepen staat centraal
- Soorten informatie
- Documenten
- Afbeeldingen
- Interactie op basis van documenten
- Status van informatie
- Discussiefora
- Polls
- Relevante informatie terugvinden door abonnering
Kennisuitwisseling
Het uitwisselen van kennis tussen netwerken van personen die bijvoorbeeld deel uitmaken van een samenwerkingsverband, wordt steeds belangrijker, Een 'portal' is dan de ideale manier om de uitwisseling van kennis op digitale wijze tot stand te brengen.
Voorbeelden van dergelijke samenwerkingsvormen zijn:
- Medewerkers van een zelfde organisatie, die op geografische afstand in een virtueel team met elkaar samenwerken.
- De leden van een projectgroep, die elkaar willen informeren over de planning en voortgang van hun project.
- Specialisten in een organisatie, die met elkaar een Community of Practice vormen.
- De bewoners in een nieuwbouwwijk, die op de hoogte willen worden gehouden over de ontwikkelingen in hun woonomgeving.
- Belangenorganisaties die veelvuldig kennis uitwisselen met de bij hen aangesloten leden.
Zo zijn er verschillende vormen van werkgroepen of communities denkbaar, waarbij een netwerk van personen betrokken is, die met elkaar een virtuele samenwerking aangaan. De wijze waarop tussen de leden van de werkgroep wordt gecommuniceerd kan uiteenlopen en hangt samen met de aard en de doelstelling van de betreffende community.
Het inzetten van de Collaboration Suite beoogt:
- Efficiëntere (samen-)werking
- Betere ordening, groepering en ontsluiting van specialistische informatie
- Het creëren van online werkomgevingen (workspaces).
Diverse functies
Een door Smartsite aangedreven 'Enterprise Information Portal' bevordert samenwerking tussen verschillende medewerkers door diverse collaboration tools die worden opgenomen in de Smartsite-module Collaboration Suite. Deze suite bevat onder meer de volgende functies:
- Discussiëren;
- Stemmen/polling;
- Projectbeheer;
- Eenvoudig documentbeheer;
- Persoonlijke favorieten;
- Contentabonneringsservice.
De Desktop
De ingang van de Collaboration Suite wordt gevormd door de Desktop. Deze bevat bijvoorbeeld eventueel volledig in de huisstijl van de organisatie weergegeven een welkomsttekst met gebruiksinstructies, een overzicht van de aanwezige publieke werkgroepen, een kalender die de publieke evenementen vermeld, en de mogelijkheid zich aan te melden.
Wanneer de bezoeker zich aanmeldt door een geldige combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren, wordt de Desktop gepersonaliseerd. Naast de publieke werkgroepen worden nu ook de werkgroepen getoond waarvan de bezoeker lid is, en de kalender geeft nu ook de evenementen uit die werkgroepen weer. Daarnaast worden koppelingen weergegeven naar My Account. Hier worden gegevens van de bezoeker weergegeven en als daartoe rechten zijn uitgedeeld kunnen deze hier ook worden bewerkt.
Door nu in de lijst van werkgroepen een publieke werkgroep te selecteren dan wel een werkgroep waar de bezoeker lid van is, belandt de bezoeker in de werkomgeving van de werkgroep. Hier vindt de werkelijke interactie tussen de werkgroepleden plaats.
Informatie-uitwisseling in werkgroepen staat centraal
De Smartsite Collaboration Suite faciliteert de uitwisseling van informatie bij deze verschillende samenwerkingsvormen. Voor iedere werkgroep wordt een virtuele werkgroepomgeving gecreëerd, waarin werkgroepleden hun bijdragen kunnen plaatsen en op elkaars bijdragen kunnen reageren.
Werkgroepen zijn hiërarchisch geordend. Dit betekent dat een werkgroep weer andere werkgroepen kan bevatten. Lid zijn van een werkgroep betekend toegang verkrijgen tot de werkgroepomgeving. Binnen de werkgroepomgeving zullen in het algemeen verschillende rollen worden gehanteerd. Ten behoeve van alle werkgroepen is bijvoorbeeld door de organisatie een generieke rollendefinitie vastgelegd.
In publieke communities wordt vaak de volgende rolverdeling toegepast:
- Owner. Het eigenaarschap van een werkgroep kan overigens door de eigenaar aan een ander lid worden overgedragen.
- Administrator. De beheerder houdt zich onder meer bezig met het instellen van rechten, toevoegen van gebruikers in diverse rollen, en het instellen van bewerkingsrechten op pagina's.
- Moderator. Deze rol richt zich in tegenstelling tot de Administrator rol primair op de content zelf. De Moderator kan een document een definitieve status geven of een discussiebijdrage accepteren dan wel afkeuren.
- Participant. Deze rol biedt de mogelijkheid bij te dragen aan de werkgroep in de vorm van documenten, afbeeldingen, discussiebijdragen etc.
- Visitor. Bezoekers mogen informatie raadplegen, hebben echter geen rechten op zelf een bijdrage te leveren.
- Guest. Een gast is een anonieme bezoeker, die geen profiel heeft en daardoor ook geen gebruik kan maken van de content abonneringsfuncties die de Collaboration Suite biedt. Ook heeft een gast geen persoonlijke pagina.
De definitie van rollen en bijbehorende groepsrechten is volledig vrij inrichtbaar tot op het niveau van een werkgroep en zelfs van een werkgroepitem. Gebruikers met bepaalde rechten (c.q. de eigenaar van de desbetreffende werkgroep) mogen zelf weer een nieuwe (sub-)workgroep creëren.
Soorten informatie
Samenwerking vraagt om het delen van informatie van verschillende aard. In de Smartsite Collaboration Suite kan informatie van verschillende typen worden gedeeld:
- Kalenderitems (data van bijvoorbeeld werkgroepevenementen en deadlines)
- Web content
- Documenten (Microsoft Office etc.)
- Afbeeldingen
- Discussiebijdragen.
Documenten
Het toevoegen van documenten heeft plaats binnen de context van de Collaboration Suite. Een werkgroeplid kan in de website van de werkgroep een document selecteren (bijvoorbeeld op een lokale harde schijf, of op het bedrijfsnetwerk) en dit vervolgens plaatsen in de werkgroep documenten. Alvorens het document toe te voegen, kan het werkgroeplid (onder meer) een titel, korte beschrijving en trefwoorden toekennen. Deze trefwoorden worden ontleend aan een thesaurus, die met behulp van de standaard Smartsite faciliteiten kan worden beheerd.
Het selecteren van een bestand van de lokale harde schijf, om dit vervolgens toe te voegen aan de werkgroepdocumenten. In de documentenomgeving kunnen een aantal kenmerken worden toegevoegd aan het geselecteerde document. Met name de gekoppelde trefwoorden zijn in een later stadium van belang bij de contentabonnering.
Een document kan aangemerkt worden als private. Het is dan alleen zichtbaar voor het werkgroeplid dat het document heeft gepubliceerd. Welke van de mogelijke statussen een werkgroeplid kan koppelen aan het document, hangt af van de rechten en rol van het werkgroeplid.
Op eenmaal geplaatste documenten is een check-in / check-out mechanisme beschikbaar. De rechten van de gebruiker bepalen of deze het document mag openen om te bewerken. Op het moment dat een document wordt geopend om bewerkt te worden, zal voor andere werkgroepleden het document alleen in een alleen-lezen modus beschikbaar zijn.
Afbeeldingen
Een bijzondere groep van documenten wordt gevormd door afbeeldingen. Afbeeldingen van verschillende aard kunnen worden toegevoegd. Voor een werkgroep zijn mogelijk foto's belangrijk, voor een andere plattegronden of schematische afbeeldingen. Om een preview (thumbnail) mogelijk te maken maakt de Collaboration Suite gebruik van de Smartsite Image Server.
Hierboven wordt de werkgroeppagina afgebeeld die alle beschikbare afbeeldingen bevat. De thumbnails van de afbeeldingen zijn gecreëerd door de Smartsite Image Server.
Interactie op basis van documenten
Nadat een werkgroeplid een document heeft gepubliceerd, zullen overige werkgroepleden dit gaan raadplegen (door middel van notificatie kunnen zij op de hoogte worden gesteld van het verschijnen van nieuwe documenten) en op het document willen reageren. De Collaboration Suite biedt daarvoor een tweetal belangrijke interactiehulpmiddelen.
Middels Item Comments kan door een werkgroeplid commentaar worden toegevoegd aan een gepubliceerd document. De aldus vergaarde reacties kunnen bijvoorbeeld door de auteur worden gebruikt voor de volgende revisieslag op het desbetreffende document. Item Comments kunnen hiërarchisch worden geplaatst, met andere woorden: ook een reactie van een ander werkgroeplid kan worden becommentarieerd. Hiermee wordt de interactie en discussie over een document sterk gestimuleerd.
Middels Item ratings kunnen medewerkgroepsleden een waardeoordeel toekennen aan een bepaald document. Het gewogen oordeel van alle werkgroepleden kan dan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het samenstellen van een lijst met de meest relevante documenten in de werkgroep.
Status van informatie
Bijdragen van leden van de werkgroep, zoals toegevoegde documenten en afbeeldingen, krijgen een status uit een vooraf gedefinieerde set mogelijke en vrij te kiezen statussen.
Een voorbeeld van mogelijke statussen is in onderstaand overzicht terug te vinden:
- Draft (concept)
- Submitted (voorgedragen)
- Final (definitief)
- Rejected (afgekeurd)
- Checked out (document in bewerking)
- Archived (gearchiveerd).
Door deze statussen te hanteren en door vast te leggen welke groepsrollen toegang hebben tot de verschillende statussen kan een werkgroep dus echt de voortgang van een project met elkaar delen en is er sprake van werk in uitvoering.
Veelal zal een Visitor of een Guest alleen toegang hebben tot documenten met de status Final en zijn concepten en afgekeurde documenten alleen zichtbaar voor werkgroepleden met meer rechten.
Discussiefora
De Collaboration Suite biedt sterke mogelijkheden om discussiefora op te zetten. Binnen een werkgroep zal een discussieforum veelal beleidsvoorbereidend worden gebruikt, of als een platform voor kenniswerkers die een specifiek onderwerp willen bespreken.
De Collaboration Suite kent discussiefora, -onderwerpen en bijdragen. De wijze van inrichten in zeer flexibel. Omdat in het algemeen de bezoeker zich al heeft geïdentificeerd als lid van de werkgroep, levert dit extra informatie. Via de persoonlijke pagina van het werkgroeplid kunnen zijn of haar meest recente bijdragen inzichtelijk worden gemaakt. De discussiemodule ondersteunt optioneel het modereren van een discussie. Een werkgroeplid met de rol Moderator kan dan besluiten bepaalde bijdragen niet te accepteren.
Polls
Een poll (éénvraagsenquête) is een zeer effectieve methode om de mening van een groep personen vast te stellen. Omdat polls worden geplaatst in de context van de Collaboration Suite, is iedere bijdrage (de uitgebrachte stem) direct te koppelen aan de persoon, die zich immers heeft moeten bekendmaken om überhaupt toegang te verkrijgen tot de werkgroep. Daarom kan met meer zekerheid dan in een volledig open omgeving worden aangenomen dat de uitslag van een uitslag zeggingskracht heeft.
Polls kunnen vooraf worden opgesteld en middels diverse schema's automatisch roteren.
Relevante informatie terugvinden door abonnering
Hoe vindt een werkgroeplid voor hem of haar relevante informatie? Hoe kom ik er achter dat nieuwe, relevante documenten zijn gepubliceerd? Dat zijn vragen die in werkgroepen steeds worden gesteld. De meest toegepaste oplossing: alle werkgroepleden het document toesturen per e-mail. Het gevolg is dat een werkgroeplid bedolven wordt onder e-mail berichten en verschillende versies van documenten per e-mail gaan circuleren.
Door gebruik te maken van de Collaboration Suite, worden de documenten centraal opgeslagen en ontsloten, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de juiste versie van het document. Van de activiteiten van de leden van een werkgroep worden statistieken bijgehouden. Laatste bezoek, laatste bijdragen, etc. kunnen eenvoudig in een overzicht worden weergegeven. Hierdoor wordt het ook eenvoudig mogelijk terugkerende leden te melden welke informatie voor hen nieuw én relevant is.
Door de abonneringsfunctie kunnen werkgroepleden zich laten informeren over het verschijnen van nieuwe of gewijzigde content. Een abonnering heeft plaats op basis van:
- Auteur informeer mij wanneer deze auteur een nieuw bericht publiceert
- Document informeer mij wanneer een nieuwe versie van dit document wordt gepubliceerd
- Kenmerken informeer mij wanneer documenten worden gepubliceerd, die voldoen aan bepaalde kenmerken. Bijvoorbeeld: documenten die voorzien zijn van bepaalde trefwoorden.
Direct op maat
Spotlight
Stork: "Smartsite is zeer goed inpasbaar in complexe multi-server architecturen."