Portals

Een (web)portaal is een gepersonaliseerde en geïntegreerde toegang tot relevante applicaties, bedrijfsprocessen en informatie. Steeds vaker worden portalen ingezet om relevante informatie binnen de organisatie voor de klant of medewerker te ontsluiten. Het bouwen van een portaalomgeving vergt integratie van informatiesystemen, goede zoekfuncties en… content management.

Waarom een portaal?

Veel informatieverwerkende organisaties hebben moeite om hun medewerkers te voorzien van de juiste informatie op het juiste moment. Informatie is verspreid over documenten, databases en websites. Het zoeken en vinden van de juiste informatie vergt vaak ongewenst veel tijd en inspanning. Dit kan een grote druk leggen op het primaire proces en uiteindelijk ten koste gaan van de kwaliteit. Een portaal kan dan een oplossing zijn, doordat informatie hiermee centraal en op uniforme wijze wordt ontsloten.

Afhankelijk van de invalshoek kunnen we diverse soorten portalen onderscheiden:

• gericht op interne (intranet) of externe (internet, extranet) doelgroepen
• horizontaal (groot aantal onderwerpen, ‘gouden gids’) of verticaal (allerlei aspecten van één product of kennisgebied)
• lokaal (afdeling, proces) of universeel (gehele organisatie)

Figuur: Een goed voorbeeld van een portaalsite op basis van Smartsite is het intranetportaal van Haven Amsterdam.

Enterprise information portals

De universele categorie van portalen wordt ook wel Enterprise Information Portals genoemd. Deze categorie is de laatste tijd erg in opkomst. Niet voor niets, want het is een flinke stap op weg naar het ontsluiten van alle mogelijke elektronische informatie binnen een organisatie. Vanzelfsprekend zijn de eisen gesteld aan dit soort omgevingen het hoogst. Websites en hun inhoud zijn maar één onderdeel van een dergelijke oplossing. Het is dan zaak om zoveel als mogelijk vanuit één en dezelfde omgeving te kunnen werken.

Welk soort portaalomgeving voor een bedrijf relevant is, hangt af van het soort probleem dat met de informatievoorziening wordt ondervonden. Kunnen klanten informatie over producten of dienstverlening slecht vinden? Zoeken de medewerkers naar kennis op een specifiek gebied? Is de informatie over één onderwerp verspreid over een groot aantal bronnen en locaties? Voor elk probleem bestaat een passende oplossing.

Hoe werkt een portaal?

Een portaalomgeving levert een geheel aan typische functionaliteit, waarin de toegevoegde waarde ervan tot uiting komt. Dit omvat toegang via een web browser en een uniforme interface, waardoor gebruikers niet meer in allerlei verschillende applicaties naar informatie hoeven te zoeken. Verder is een set aan functies beschikbaar, die kant-en-klare 'brokken' informatie op een aantrekkelijke manier presenteren. Denk aan een nieuwsfunctie, een organisatiegids, een productcatalogus, een kennisbank. Deze functies kunnen door de gebruiker zelf worden geselecteerd en geconfigureerd. Vaak kan de aangeboden informatie ook nog worden gepersona­liseerd, op basis van een gebruikersprofiel. Een krachtige zoekfunctie mag natuurlijk niet ontbreken. Deze moet door diverse bronnen van informatie kunnen zoeken en diverse selecties toelaten.

Beter communiceren

Een portaalomgeving is soms niet alleen geschikt om snel informatie te vinden. Het kan ook een plaats zijn om te communiceren of samen te werken met collega's. Ook hiervoor geldt dat het niet uitmaakt waar of in welke vorm informatie wordt beheerd; de portaalomgeving brengt zowel de benodigde informatie, als de experts die deze beheren, samen in een relevante context. Denk hierbij aan afdelingsoverstijgende 'expert communities' in de organisatie of een klantenforum op een extranetsite.

Content management

Een portaalomgeving biedt veel voordelen, maar het beheer ervan is zeker zo belangrijk. Content management is een onmisbaar element voor de goede werking van een portaal. Een content management systeem regelt de toegang tot en de routering van informatie vanuit vele bronnen richting de portaalomgeving. Ook de presentatie van en de interactie met de eenmaal toegankelijk gemaakte informatie kan hiermee worden beheerd. Het biedt de mogelijkheid om informatie uit websites, databases én documentverzamelingen effectief samen te brengen. Een uitdaging die nu concreet kan worden aangegaan!

Terug naar Oplossingen