Content Management

Content is een breed begrip. Het omvat in feite alle vormen van informatie, al of niet gestructureerd en bedoeld voor een of meer doelgroepen. Content kan bestaan uit tekst, beeld en audio- en videomateriaal. In geval van een content management systeem, dan wordt primair bedoeld content in de vorm van tekst: publicaties, nieuwsartikelen, productbeschrijvingen, gebruikershandleidingen, beschrijvingen van bedrijfsprocedures en dergelijke.

Scheiding van inhoud, vormgeving en navigatie

Het principe van content management kan eenvoudig worden geïllustreerd aan de hand van content op een website. Een webpagina bestaat niet alleen uit content maar ook uit opmaak en navigatie. Het bewerken van content verloopt bij traditioneel webbeheer ('eerste generatie websites') daarom over het algemeen via de technische webbeheerder. Door deze extra schijf is de foutgevoeligheid echter groter en het voortdurend up-to-date houden hoogdrempelig. Een professioneel Content Management Systeem zorgt ervoor dat de inhoudelijk deskundigen, zoals bijvoorbeeld een personeels­functionaris, productmanager, marketing- of communicatiemedewerker, informatie op de webpagina zélf kunnen aanpassen zonder tussenkomst van een technische webbeheerder. Dat is mogelijk omdat inhoud, vormgeving en navigatie van de website met Smartsite gescheiden worden opgeslagen en beheerd. Pas bij publicatie komen deze elementen samen.

Verantwoordelijkheden op de juiste plek

Dankzij de scheiding van inhoud, vormgeving en navigatie of ook wel de 'scheiding van inhoud en techniek' worden de verantwoordelijk­heden op de juiste plek binnen een organisatie belegd. De inhoudelijke verantwoordelijken krijgen de beschikking over eenvoudige, gebruiksvriendelijke redactiefuncties. Doordat zij op laagdrempelige wijze de inhoud van de site te beheren, ontstaat er snel draagvlak binnen een organisatie om de website continu actueel te houden. Met de inzet van een content management systeem ontstaat er bovendien een duidelijke werkverlichting voor de technische beheersorganisatie. Kortom, verantwoordelijkheden op de juiste plaats resulteert in betere kwaliteit en continuïteit van de website. 

De Content Life Cycle

Content moet in alle gevallen gemaakt worden, gecreëerd. Iemand neemt daartoe het initiatief. Is de informatie gemaakt dan zal zij nog her en der bijgesteld worden totdat zij als content-item ter goedkeuring voorgelegd kan worden. Na goedkeuring volgt publicatie. Soms moet een item na enige tijd geactualiseerd worden: een nieuwe versie van hetzelfde item wordt daarmee ‘geboren’. Ook deze nieuwe versie doorloopt weer de stadia van creatie, bijstelling, goedkeuring en publicatie. Is een item niet meer actueel of relevant, dan wordt het gearchiveerd en na enige tijd, zo nodig, verwijderd.

Voor iedere organisatie

Informatie speelt een belangrijke rol in verreweg de meeste organisaties. Zowel in de communicatie naar buiten als in de interne communicatie naar medewerkers en afdeling en tussen medewerkers onderling. Deze informatie komt in veel verschijningsvormen voor. Content management is niet alleen een behoefte van de grote internationals, maar ook van middelgrote bedrijven, non-profit organisaties en overheden.

Downloads:

Content- en Kennismanagement - publicatie in het blad 'IK'

Contentmanagement - publicatie in het blad 'informatie'

De Kloof tussen Zoeken en Vinden - publicatie in het blad 'IK'

Terug naar Oplossingen